OfficeObjects®DocMan to kompletne i sprawdzone rozwiązanie do zarządzania obiegiem dokumentów, dostosowane do warunków pracy urzędów miast i gmin. Pozwala zapanować nad stale rosnącą ilością dokumentów w urzędach oraz ułatwiające szybkie wyszukiwanie informacji. To także idealny sposób dostosowania urzędu unijnych standardów jakości obsługi petentów.
OfficeObjects®DocMan pozwala przetwarzać dokumenty w postaci elektronicznej, zwiększyć kontrolę nad biegiem prowadzonych spraw, oraz wprowadzić automatyzację procesów pracy. Urzędy, w których zastosowano OfficeObjects®DocMan zaczęły być postrzegane przez obywateli jako bardziej wiarygodne. OfficeObjects®DocMan obsługuje dokumenty w formie elektronicznej, umożliwiając również wprowadzanie ich w postaci papierowej (dzięki zastosowaniu narzędzi OCR), faksowej i poczty elektronicznej.
To jedyny system w pełni oparty o instrukcję kancelaryjną i Rzeczowy Wykaz Akt. Dzięki połączeniu z Biuletynem Informacji Publicznej umożliwia spełnienie wymogów ustawy o dostępie do informacji publicznej. Wbudowany w system mechanizm workflow pozwala kontrolować terminowość załatwiania spraw. Zastosowanie algorytmów wyszukiwania pełnotekstowego umożliwia szybkie dotarcie do potrzebnej informacji, oraz przeglądanie dokumentów według opisujących je atrybutów i słów kluczowych. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być łatwo segregowane poprzez łączenie ich w elektroniczne teczki i sprawy.
System OfficeObjects®DocMan umożliwia jednoczesne korzystanie z dokumentu przez wiele osób, jak też pozwala ograniczyć dostęp nieuprawnionych użytkowników. System jest tak skonstruowany by można było łatwo łączyć go z innymi aplikacjami stosowanymi w urzędach, oraz by mógł współpracować ze wszystkimi popularnymi systemami operacyjnymi i bazami danych. Korzyści płynące z zastosowania systemu: zwiększenie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych przez urząd (dzięki przetwarzaniu ich w postaci elektronicznej), ograniczenie wydatków na materiały biurowe, wzrost poziomu wiarygodności urzędu w odbiorze społecznym, uporządkowanie i przyśpieszenie obiegu dokumentów, skrócenie czasu podejmowania decyzji, ułatwienie kontroli wydawanych poleceń i decyzji, skrócenie czasu dotarcia do dokumentów historycznych, związanych z poprzednimi instancjami sprawy, możliwość spełnienia wymogu dostępu obywateli do informacji publicznej, zapewnienie niezmiennej jakości dokumentu (eliminacja „zużycia” papieru), ujednolicenie procedur pracy urzędu, skrócony tryb wdrażania pracowników do korzystania z systemu.
OfficeObjects®DocMan jest narzędziem pracy kilkuset urzędników z kilkunastu największych miast w Polsce. Ich satysfakcję gwarantują niezawodne, nowoczesne technologie oraz wieloletnie doświadczenie pracowników Rodan Systems w zakresie zarządzania obiegiem dokumentów.